Seth Earley exemplifierar ofta med att få motsätter sig äppelpaj och en moders kärlek till sitt barn, metadata däremot...

Content Choreography: Taxonomy is not the same as navigation

En dag in på veckans master class i Content Choreography med Seth Earley känns det som att jag blivit överkörd av en ångvält. Det här är i klass med den korvstoppning jag råkade ut för under den sexmånaders intensivkurs jag gick 1998 i Lotus Notes/Domino när vi skulle ta samtliga existerande certifieringsutbildningar – fast på halva tiden mot normalt 🙂

1. Information Organization and Access Course

Första uppgiften var att komma på 3 mål med utbildningen och mina blev:

  1. Treat stuff as assets.
  2. Broader perspective on metadata.
  3. How to reuse digital assets in large organisations.

Som en grundläggande start betades problemen med informationshantering av. Bland dem är kanske en informationsmängds nytta svårast då det skiftar beroende på vem som är läsaren om innehållet har ett värde. För vissa läsare kan något betraktas som kunskap medan andra ser det som ett irriterande brus.
En allt för vanlig lösning på detta är att man försöker styra på alla information som hanteras från centralt håll vilket är dömt att misslyckas.

“Usage does not equal value.”

Klassiskt exempel på försvar av att man gör ett bra jobb är att man talar om hur väl använt eller besökt ens publicerade information är. Samtidigt är det intressant att tänka på vilka alternativ man erbjuder. Användaren kanske har valt det minst dåliga?

Konstant förändring

Något som de flesta av oss märker på våra arbetsplatser är att behoven hinner förändras innan IT levererar ett påbörjat projekt. Inom Västra Götalandsregionen håller vi konstant på med, verkar det som, ett gemensamt dokumenthanteringssystem som är “klart när som helst”. Problemet är väl att det aldrig blir klart eftersom användarnas önskemål och behov hela tiden skiftar.
Nu verkar man dock ha detta som en insikt bland våra IT-strateger, men om man lusläser våra policies på området så får man absolut inte använda Dropbox, SkyDrive, Evernote m.fl. Men bevisligen kommer de system som sanktioneras av arbetsgivaren aldrig att hinna ikapp det vi användare kör med privat och gärna skulle haft på jobbet.

Olika delar av organisationen har olika tempo av helt naturliga orsaker, detta exemplifierar Seth med begreppet pace layering. Om du föreställer dig en byggnad utifrån fasaden och in till rummen så är det troligt att folk och ting byts ut oftare än man gjuter om bottenplattan eller byter stommen i fasaden.
Civilisationens motpoler inom pace layering skulle vara ombytliga modeindustrin i ena änden och trögrörliga myndigheter i den andra.
I IT-världen symboliseras det med snabbrörliga affärsfolket gentemot det oftast ortodoxa IT-folket, eller omsatt i tillämpningar (snabbast överst):

  • Innehåll (i publiceringssystem etc)
  • Gränssnitt och design
  • Taxonomi
  • Metadata
  • Systemarkitektur
  • Core applications (ERP-system som SAP)

Det är väldigt naturligt att det uppstår slitningar mellan de snabbfotade (webbutvecklare, redaktörer, ehandlare, produktutvecklare m.fl.) och de som tvingas förvalta systemen och dess innehåll över tid (dataarkitekter, intranet managers, business intelligence m.fl.).
Har själv upplevt detta, och har det i beaktning när jag väljer vilka strider jag ska ta internt, exempelvis då jag 2004 krigade hårt för att det borde gå att prenumerera på merparten av de informationslistningar vi har via RSS/ATOM. Slutade 2007 och kom tillbaka 2011 då någon som faktiskt lyssnat på mig sett till att det blev genomfört. Den stackarn fick inte vara stolt länge då jag konstaterade att det var snyggt utfört men att det sedan länge var dags för JSON (med valbara delmängder av metadata) som minsta acceptabla tillägg och att våra utvecklare själva borde få välja format dynamiskt. Behöver jag nämna att jag representerar de otacksamma webbutvecklarna och min hjälpsamma motpart är förvaltningssocionom.

I tröga organisationer är det nog oftast inte såna som jag som får saker att hända, däremot kan man via någon som gillar idéerna, och har ett lagomt tempo, få saker gjorda i den takt som fungerar.

2. Information Management as Flow

Sent skall syndaren vakna, offentliga sektorn alltså. Just nu pågår det gott om projekt med vad man kallar sociala intranät eller samarbetsytor med mera. Många svär sig fria från att försöka göra ett internt Facebook, men frågan är om det inte är ganska precis det som är referensramen man har till jämförelse och inspiration.

Problemet är att de flesta intranät fullständigt missade Webb 2.0 som trend, alltså att kombinera flera källor som bland annat fylldes på av användarna själva. På nätverksträffen i Örebro om sociala intranät och där lyftes saker fram som visar hur pass långt efter offentliga organisationer faktiskt ligger. Vissa låg i startgroparna och hade storslagna planer, andra hade fått tummen ur och lät sina anställda lämna kommentarer på nyheter. Kontrasten till Valtechs demonstration av sitt 2-3 år gamla intranät var enorm, bland annat för att de saknar (äntligen är befriade från?) redaktörer…

Redaktörerna kanske får oförtjänt mycket skit från såna som mig, men de har ganska länge mer eller mindre frivilligt hämmat utveckling av denna typ av webbplatser på grund av gammalt trycksakstänk med nyhetsspalter och onödigt kontrollerad publiceringsrutiner. Detta leder till ett kunskapsvakum när man ute i verksamheten måste marknadsföra sitt material på en informationsavdelning för att pimpa upp och göra en relativt ointressant arena meningsfull.
När man skiftar till att se information som något infoavdelningen inte har monopol på och istället bjuder in alla anställda får en informationsavdelning en helt annan roll – de förväntas vara proffs på att kuratera den interna kommunikationen och lyfta fram det som är bra.
Förhoppningen är att det inte bara blir ledningsinformation som tvingas neråt, interna pressmeddelanden (i stil med när kungahuset är på besök eller föder nya barn) utan att goda exempel från golvet lyfts fram eller de mycket populära tingen blir tillgängliga även för de som sällan besökare samarbetsytorna.

Finns en massa roliga buzzwords på detta som kanske i viss mån beskriver vad som avses:

  • wisdom of crowds
  • collective intelligence
  • crowd-sourcing
  • social computing
  • knowledge stewarding

Släpp kontrollen

Man går helt enkelt från ett informationsmonopol, redaktionellt styrd publicering, tvättning av text med mera till ett fullständigt okontrollerbart kaos. Eller ja, inte riktigt. Poängen är att genom smidighet lura användarna att beskriva sin information på ett standardiserat sätt så det blir möjligt att återfinna informationen igen, eller kombinera den med liknande material.

“If I can’t find the information I have to recreate it from scratch. Drives cost.”

Om man inte anammar flödande information är man dömd att uppfinna hjulet hela tiden, och köpa samma stockbilder flera gånger m.m.
En vägledande princip som kanske kan trösta en och annan webbredaktör är att de kan följa principer som exempelvis används av Apple med deras AppStore. Utvecklarna som försöker nå ut med sina appar är en okontrollerbar massa som har sin kreativa och okontrollerade skapandeprocess, gör de en app som tillför något som helst blir den publicerad på AppStore i någon kategori förutom bland nysläppta appar. Om appen dessutom blir populär hos sin publik blir den lättare att finna vilket bygger ett namn för skaparen.

“Treat information as building blocks for unexpected outcome.”

I ett inkluderande intranät kan man tillåta alla att bidrar med innehåll efter bästa förmåga, det som håller en viss kvalitet och är metamärkt på ett acceptabelt sätt kan man lyfta upp så fler ser det. Om användarna reagerar positivt på innehållet ska det åtminstone för en tid vara lättare att finna än gammal info som inte uppskattats.
I denna skapandeprocess är redaktörsrollen att vårda, lyfta upp och tillgängliggöra information. Exempelvis kan de bidra med extra nyckelord.

Dock ger det en och annan utmaning, inte minst för den sökfunktion man använder.

“Enterprise search sucks because most of your content suck!”

Om mängden information exploderar behöver man onekligen börja reda ut vilken information som är ändamålsmässig, användbar och tillför något ur ett bredare perspektiv. Många anser nog redan innan de har ett socialare intranät att deras egna sökmotor suger men det blir knappast bättre av mer ostrukturerad information.
För att lindra problematiken behöver man ett sätt att metadatamärka information utan att behöva sätta alla sina anställda på skolbänken i informatik och semantik, det ska vara osynligt. Nu kanske inte standardiseringsdelen av Twitters hashtaggar imponerar på många metadata-nördar, men det intressanta är att det är intuitivt och många använder det utan att reflektera över vad det innebär.
Har man en intern mikroblogg skadar det ju inte att man integrerar en taxonomi-tjänst som vägleder de som ska hashtagga något att använda gemensam nomenklatur så innehållet kan kopplas till andra informationsilos som dokumenthantering etc.
Erbjuder man en sådan tjänst till andra system får man också chansen att ta hand om synonymer kopplat till kodverk och kan hantera folksonomier – alltså ord folk använder “slarvigt” och antingen koppla det till ett standardiserat begrepp eller fråga om de vill byta till “det korrekta ordet”.

En sådan taxonomi-tjänst (också kallad metadata-tjänst och nyckelordstjänst) är något jobbar med inom VGR. Tyvärr kan man inte vara nöjd där eftersom det finns flertalet taxonomier som behöver korsrefereras, inom vårdsfären exempelvis ICD-10 och SweMeSH.

Taxonomi-tjänster är ett av många försök till att skapa sustained benefits, att ansträngningen med att skapa information har ett värde över tid.

Hmm, hann bara halvvägs genom mina anteckningar… 🙂

Mer om content choreography

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *