De 7 dödssynderna för e-post

På många arbetsplatser har man en dysfunktionell kultur kring användandet av e-postsystemet. Det handlar nog oftast om oförstånd snarare än illvilja och att man bara gör som alla andra.
Nedan är försök att applicera de sju dödssynderna/dygderna på e-post i god katolsk medeltidsanda 🙂

1. Högmod vs Ödmjukhet – alla är nog inte berörda av det du vill skicka ut

Skicka bara mejl till de som är absolut direkt berörda av innehållet och som hjälper dem framåt i deras arbete. Om du tänker på allt irrelevant skräp du själv får ta emot är det nog inte så många som du hoppas som behöver en kopia på ditt mejl.

Har du varit på möte? Kul för dig! Skicka minnesanteckningar endast till de som var, eller borde varit, med på mötet.

2. Girighet vs Generositet – fyll inte din nästas e-postkvot

Ingen gillar att behöva lägga timtals med arbete för att rensa i mejlboxen på grund av att folk mejlat massor med stora bifogade filer – filer som borde fått ligga kvar i dokumenthanteringssystemet, nätverksdisken eller publicerats på intranätet.

E-postsystemet är inte en dokumenthanterare.

3. Vällust vs Kyskhet – känn inte lust efter versaler, comic sans eller clipart

Versaler får det att se ut som att du skriker, och du vet väl om att text kan formateras med rubriker och fetstil numera? Versaler använder du till förkortningar.

Det finns en speciell plats i helvetet för dig som använder teckensnittet comic sans och den clipart som följer med Office. Mot denna regel finns nästan inga undantag, om du nu inte arrangerar ett barnkalas. Straffet är mycket värre än ljummen öl…

4. Avund vs Medmänsklighet – behandla andra som du själv vill bli behandlad

Lägg in “out of office” om du är borta en heldag eller mer, för hur länge du är borta och hur man går tillväga om det är riktigt brådskande. Har du legitima skäl till att mejla folk är dessa notiser något du själv uppskattar den gång det brådskar.

Ha dina kontaktuppgifter i mejlfoten, det räcker inte med att avsluta med:

/hasse
Sent from my iPad.

Innan du skickar kalenderbokningar som e-postmeddelande bör du ha genomfört en enkät bland folk om att de inte gillar den automatiska kalenderintegrationen med de smidiga uppdateringarna om lokalen ändras.

5. Frosseri vs Avhållsamhet – var avhållsam med att svara alla

Kommer alla som får ditt svar bli glada över att bli inkluderade i den fortsatta konversationen? Ofta är det inte fallet.

Tänk även gärna en stund till innan du drar in någon ytterligare person i en påbörjad mejlkonversation, antagligen är det bättre att du separat berättar vad den personen behöver känna till istället för att denne tvingas vada igenom en evighetslång mejlhistorik.
När du väl börjat bjuda in fler verkar det ibland bli en tävling om vem som få med flest personer som håller med den ena eller andra sidan i diskussionen.

6. Vrede vs Tålamod – fresta inte på folks tålamod

För att inte förtjäna andras vrede så tänk på att ditt mejl kan bli allmänt tillgängligt om mottagarna vill det.

Dessutom kan folk inte förväntas förstå om du är ironisk i text så krångla inte till det för mottagaren.

7. Lättja vs Flit – skriv effektiva meddelanden

Skriv för guds skull något förklarande i ärenderaden, att skriva “Hej” eller “Uppdatering” duger inte riktigt. Se det som en enda mening som ska summera allt du vill ha sagt och indikera hur angeläget det är.

Är det mycket text? Dela då upp den i flera stycken och skriv det vikigaste först.
Finns det struktur? Använd då punkter, numrering och de andra verktygen så det går att skumma igenom texten.

Bifoga inte dagordning och minnesanteckningar i två olika bifogade filer och tro att folk gärna läser båda dokumenten parallellt. Egentligen, bifoga ingenting om det inte tillför något till vad du behöver kommunicera. I de flesta fall kan du klistra in texten direkt i mejlets meddelande och ingen kommer sakna den clipart som inte följer med.
De som läser ditt mejl med en mobil kommer tacka dig ju färre bilagor du skickar med.

Mer om etikett för e-post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *