Close

Vilken e-postkultur finns där du jobbar?

Exempel på epostmeddelande med massvis med mottagareE-post kan precis som övrig kommunikation vara mer eller mindre effektiv. Förutom att man förstår vad som händer hos mottagarna tycks det uppstå en kultur över hur man bör göra inom organisationer.

Ovan bild är ett exempel från senaste veckan. För att beskriva vad som händer kan man i detta fallet dela upp problematiken i tre olika delar, en rubrik för varje.

Episod 1: Skrolla i evigheter för att ta del av innehållet

På min Ipad fick jag skrolla 3-4 sidor innan jag ens kom ner till meddelandet och ämnet. I vägen var en lång lista med namn där jag endast känner till några få personer. Kan inte påstå att jag behöver veta vilka som får meddelandet, viktigare är att veta om det gäller mig över huvud taget.

Väl nere i meddelandet såg jag att det var en påminnelse om något som med stor sannolikhet inte gäller mig.

Lösningsförslag:

  1. Lägga in alla mottagare i BCC/dold kopia.
  2. Skriva i meddelandet vilka som tar emot meddelandet, “Alla ni som jobbar på Regionkansliet får detta därför…”.

Episod 2: Någon svarar alla mottagare

Den där knappen att svara alla personer borde vara något man förtjänar eller får licens för att använda. Jag är själv ofta sugen på att använda den knappen i såna här fall för att poängtera att man inte bör lägga till mottagare på detta sätt.
Så helt i onödan vibrerade det i fickan för att någon inkluderade alla i ett meddelande tillbaka till avsändaren.

Lösningsförslag:

  • En dialogruta som förklarar innebörden och milt ifrågasätter varför personen ska svara precis alla.

Episod 3: Min chef förtydligar innehållet

Någon timme efter återkommer chefen med ett förtydligande mejl om på vilket sätt det korta innehållet i det första mejlet påverkar oss lokalt på avdelningen. Detta var det första meddelandet med ett innehållet som var anpassat åtminstone lite till oss mottagare.

En annan favorit bland missbruk av epost poppade fram i veckan.

  1. Ett mejl dyker upp där det framgår att det har någonting med en kalenderhändelse att göra, men det var inte en bokningsförfrågan för mejlklienten.
    Innehållet i meddelandet var i mångt och mycket en PDF-fil.
  2. Öppnade man PDF-filen återupprepades den extremt korta informationen i ämnesraden i mejlet.
    I PDF-filen fanns också en länk till någon intern kalenderwebbplats.
  3. Klickade man på länken öppnades den interna kalenderwebbplatsen där man kunde anmäla sig till evenemanget – som fortfarande bara beskrivs med en korthuggen titel.

Med andra ord, efter hela kedjan visste jag inte vad det var jag kunde anmäla mig till. Jag var inte ens säker på att det gällde mig då det var alla inom en viss del av organisationen, och vi är mitt inne i en omorganisation och de tilltalade var på en abstraktionsnivå jag inte känner till.
Så jag frågade chefen om vi ens ingår i den delen av organisationen och fick sedan gissa om det var värt att dyka upp.

Sammanfattningsvis är att de som skickar meddelanden till många mottagare behöver förstå att de ofta bidrar med informations-brus. Det tar ganska mycket tid och leder till osäkerhet för väldigt många personer om tydligheten saknas.
Detta är en av anledningar till varför jag gärna ser att man slutar använda e-post till liknande ting, att avsändare av sånt här tvingas skicka meddelandet via ett funktionellt intranät som påtvingar målgruppsstyrning och ett visst minimum med tydlig information som hjälper mottagarna.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.